HİBRİT ETKİNLİKLER İÇİN TAKİP ETMENİZ GEREKEN 10 KOLAY ADIM

HİBRİT ETKİNLİKLER İÇİN TAKİP ETMENİZ GEREKEN 10 KOLAY ADIM

Hibrit Etkinlik Nedir?

Hibrit etkinlikler eş zamanılı olarak hem yüz yüze hem de sanal deneyimler sunar.  Fiziksel, yerinde ve yüz yüze olan etkinliğinizi canlı veya talebe bağlı olarak internet üzerinden de görüntüleyebilirsiniz. Böylece etkinliğiniz bir hibrit etkinlik olur ve 2 türlü hedef kitleye hitap eder. Fiziksel etkinliği takip eden sanal izleyiciler veya etkinliğe katılan fakat kaçırdıkları oturumları daha sonradan izlemek isteyen diğer katılımcılar.

Amacınız Nedir?

Canlı bir etkinlik düzenlerken ilk amaç, hedefleri belirlemek olmalı. Aynısı, sanal öğeleri canlı  bir platformda bir araya getiren hibrit etkinlikler için de geçerlidir. Kendinize nihai hedefinizin ne olduğunu sorun. Katılımcılarınızı, etkinliklerinize başka türlü katılamayan üyelere mi dönüştürmek istiyorsunuz? Sürekli bir eğitim ve konferans sonlandıktan sonra da bu eğitimin devam edebilmesine olanak sağlayan sanal bir platform mu sunuyorsunuz? Hedeflerinizi,  canlı katılımcılarınız kadar, sanal ortamdaki izleyicilerinizle de gerçekleştirmeniz önemlidir.

Neyin Hibrit Olduğuna Karar Verin

Sanal ortamdaki izleyicileriniz için de uygun olan konferans öğelerini seçin. Tüm konferansı mı, genel oturumları mı yoksa eğitici workshop’ları mı yayınlayacaksınız? Belki de daha geniş kitleleri etkileme gücüne sahip, tanınmış açılış konuşmacısını yayınlayacaksınız. Nasıl ki etkinlikte bulunan gerçek katılımcıların, artık pek de görme şansı bulamadıkları, sektördeki dev isimleri  dinlemek için bir ücret ödemeleri gerekiyorsa, bu imkana sahip olmak isteyen sanal katılımcılar da bu ücreti ödemelidir. Bu fırsata başka türlü sahip olamayacak bu kişilere neler sunabileceğinize karar vermeniz önemlidir.

Etkinlik Gündemini Ayarlayın

Eğer sanal izleyicileriz etkinlik sunumlarınızı farklı zaman dilimlerinden izleyeceklerse, etkinlik gündemini katılımcılarınıza en uygun olacak şekilde ayarlayın.

İçeriği Belirleyin

Hangi oturumların yayınlanacağına karar verdiğinizde, bu sunumların içeriğini belirleyin. Bu, aktarılacak verinin hızının ve bant genişliğinin de belirlenmesine yardımcı olacaktır. PowerPoint sunumu gösterecek bir konuşmacınız, ya da hiç görsel öğe kullanmayacak olan konuşmacılarınız mı? Slide gibi, videosuz, durağan bir görsel çok güçlü bir sinyale ihtiyaç duymaz. Eğer yüksek çözünürlüklü görseller yayınlayacaksınız, sinyal kapasitesinin çok daha büyük olması gerekir. Sunumlarda ne kadar çok hareket veya video varsa, o kadar güçlü sinyale ihtiyacınız var demektir ve bu da daha pahalı bir teknoloji gerektirir.

Konuşmacılarınızı Yönlendirin ve Kabul Görün

Konuşmacılarınıza hem canlı hem de sanal dinleyicilere hitap edeceklerini en başında söyleyin. Aynı zamanda, sanal dinleyiciler hakkında, kaç kişi oldukları ve hangi şehirlerden katıldıkları gibi, mümkün olduğunca fazla bilgi verin. Sanal deneyimlerin gerçeğine çok yakın bir şekilde kurgulanması gerekir. Sanal katılımcıların, etkinlikte bulunan katılımcılarla aynı imkanlara sahip olduğundan emin olun.

Sanal Katılımcılarınızı Belirleyin

Eğer ilk kez, sanal ortama giriş yapacaksınız, sanal ve fiziksel olarak sunumlara katılacak kişileri belirlemeniz zor olabilir. İlk olarak, yerel mi, bölgesel mi, ulusal mı yoksa uluslararası bir kitleye mi hitap edeceğinizi belirleyin. Belki de sizin üyeliğiniz, bütçe kısıtlamaları ve seyahat giderleri nedeniyle canlı etkinliklere katılmayı durdurmuş uluslararası bir acil durum içeriyor olabilir. Bu grup, sanal sunumların öncelikli hedefi olmalıdır.

Teknolojiyi Anlayın

Teknoloji ihtiyaçlarının farkında olmak biraz gözünüzü korkutabilir. Görsel-işitsel sağlayıcılar genel anlamda bu ekipmanlar ve online süreçler hakkında bilgi sahibidir ancak çoğu da sanal sunumları gerçekleştirebilmek için gereken teknik beceriye sahip değildir.

B Planınız Olsun

Tüm iyi planlayıcıların bildiği gibi, aynısını iç ortam için planlamadan, dış ortamda işlemesi gereken bir plan yapılmamalıdır. Aynısı sanal etkinlikler için de geçerlidir. Teknolojik aksaklıklar yaşansa da ve sinyali kaybetseniz de, mutlaka bir B planınız olmalıdır. Eğer sunum yapan kişi etkinlik alanında değilse, aksaklık süresi boyunca kayıttan bir sunum yayınlanabilir veya sonraki sunuma geçilecek şekilde program değiştirilebilir.

İstekli Bir Ekip Tahsis Edin

Kongrede teknik kısımdan etkinlik yönetimine kadar her alanda görevlendirilmiş ekip üyeleri mevcut olduğu gibi, sanal etkinlikte de aynı şekilde, kendini işine adayacak, istekli bir kişinin görevlendirilmesi gerekiyor. Bu kişinin tek görevi etkinlik sürece sadece sunumu gözlemlemek ve gerekirse sosyal medyadan gelen cevaplara cevap vermek olmalı.

Takip Edin

Etkinliğinize bizzat katılan katılımcılara etkinliğin ne kadar başarılı olup olmadığıyla ilgili anket yaptığınız gibi, aynı anketi online katılımcılara da uygulamalı mısınız?

Share this post

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir